Обновлено
SRV-CS-SE
Ведение компаний
Корпоративный секретарь решения,реестры, протоколы
В Сингапуре, Гонконге и ряде других юрисдикций секретарь обязателен по закону. Но настоящая ценность роли — порядок: решения оформлены, реестры актуальны, изменения поданы в срок. Когда через три года банк попросит протокол — он найдется за минуту.
- Закрываем законодательное требование юрисдикции
- Каждое решение компании оформлено и лежит в архиве
- Изменения подаются в реестр в установленные сроки
01 / Об услуге
Что это за услуга
Корпоративный секретарь отвечает за формальную жизнь компании: созыв и протоколирование собраний, оформление решений, ведение реестров, подачу изменений в государственный реестр. Это та невидимая работа, из-за отсутствия которой компании получают штрафы, а сделки разваливаются на due diligence.
Обязательная роль
Сингапур, Гонконг и ряд других стран требуют назначить секретаря в установленный срок после регистрации — без него компания нарушает закон.
Дисциплина решений
Назначение директора, распределение дивидендов, крупная сделка — все оформляется решениями и протоколами. Без них решение юридически уязвимо.
Актуальные реестры
Реестры директоров, участников, бенефициаров и залогов обязаны отражать реальность. Расхождение реестра с фактами — находка для чужого юриста.
Готовность к проверке
Банковский комплаенс, аудит и покупатель при сделке запрашивают корпоративный архив. Секретарь держит его в состоянии «можно показывать завтра».
02 / Ситуации
Когда нужна эта услуга
Ситуации из практики.
Юрисдикция требует секретаря
Компания в Сингапуре или Гонконге — назначение секретаря обязательно по закону и в срок.
Изменения в компании
Смена директора, ввод партнера, новый класс акций — нужно правильно оформить и подать в реестр.
Готовитесь к сделке
Покупатель запросит корпоративную историю. Пробелы в протоколах снижают цену или ломают сделку.
Дивиденды и распределения
Выплата без оформленного решения — налоговый и корпоративный риск. Секретарь оформляет до, а не после.
Реестры разошлись с фактами
Люди поменялись, реестры остались старыми — приводим в соответствие и подаем изменения.
03 / Границы услуги
Когда услуга не нужна
Не продаем лишнего.
Юрисдикция не требует, решений мало
Компании-держателю одного актива с одним владельцем достаточно годового пакета ведения — решения оформим в его рамках.
Функцию закрывает юрист группы
Если у вашей группы есть корпоративный юрист, мы лишь подстрахуем локальными требованиями юрисдикции.
04 / Состав работ
Что входит в услугу
Формальная жизнь компании — целиком.
Назначение секретаря
Официальная должность в компаниях, где она требуется законом.
Собрания и решения
Созыв, повестка, кворум, протоколы годовых и внеочередных собраний, письменные решения.
Реестры
Директора, участники, бенефициары, залоги — ведение и обновление.
Подача изменений
Уведомления реестру о сменах в компании — в установленные законом сроки.
Корпоративный архив
Протоколы, решения, уставные документы — систематизированно и доступно.
Календарь корпоративных событий
Годовое собрание, annual return, сроки подач — под контролем.
05 / Стоимость
От чего зависит стоимость
Годовая ставка плюс объем изменений.
Юрисдикция
Требования к секретарю и объем обязательных подач отличаются.
Активность компании
Число собраний, решений и изменений за год.
Сложность структуры
Несколько классов акций, опционы, залоги — больше реестровой работы.
Базовый годовой тариф фиксирован; внеплановые изменения оцениваются до начала работы по ним.
06 / Порядок работы
Порядок работы
Сначала аудит корпоративной истории, потом — порядок.
Аудит архива
Проверяем реестры, протоколы и поданные изменения — что расходится с фактами.
3-7 дней
Приведение в порядок
Восстанавливаем недостающие решения, обновляем реестры, подаем изменения.
1-4 недели
Назначение
Официальное назначение секретаря там, где требуется по закону.
3-5 дней
Текущая работа
Решения, собрания, подачи и архив — по календарю и по событиям.
постоянно
07 / Подготовка
Что понадобится от вас
Факты и своевременные решения.
Корпоративный архив
Все, что есть: уставные документы, старые протоколы, реестры.
Информация об изменениях
Сообщайте о сменах людей и долей до, а не после — подача в срок дешевле штрафа.
Подписи участников
Решения подписывают уполномоченные лица — организуем, но подпись за вами.
08 / Команда
Кто ведет работу
Секретарскую функцию ведет корпоративный юрист.
Мартина ВеберРуководитель отдела обработки заявокРешения, протоколы и реестровые подачи
Роберт ХаасЮрист по корпоративному правуКалендарь событий и корпоративный архив
Игорь ВенцДиректор по проектам недвижимостиСведения о владельцах и бенефициарах для реестров
Мария СтавруАналитик рынка недвижимостиПраво собственности и обременения10 / Вопросы
Ответы на частые вопросы
Классические примеры — Сингапур и Гонконг: секретарь назначается в установленный срок после регистрации, за отсутствие — штрафы. В ряде других юрисдикций роль добровольная, но обязанности — протоколы, реестры, подачи — существуют все равно.
Директор управляет и отвечает за решения, секретарь обеспечивает их правильное оформление и соответствие компании закону: протоколы, реестры, подачи. Это разные роли, и во многих странах их нельзя совмещать в одном лице.
Штрафы за просрочку, недостоверный публичный реестр и уязвимость решений: сделка, совершенная неотраженным директором, дает контрагентам почву для оспаривания.
Да, восстановлением корпоративной истории: оформляются подтверждающие решения, реестры приводятся к фактам, недостающие подачи закрываются. Перед сделкой это делать поздно и дорого — лучше заранее.
Затем же: банк, аудитор и будущий покупатель попросят решения по дивидендам, займам и назначениям. Единственному участнику оформлять их проще всего — но оформлять нужно.
Нет: распределение оформляется решением с проверкой достаточности прибыли. Выплата без оформления создает налоговые вопросы и претензии к директору.
Да: повестка, уведомления, кворум, протокол и связанные подачи — годовой цикл собраний ведем мы.
Да, там, где юрисдикция его ведет: следим за актуальностью, подаем изменения, отвечаем на запросы агента.
Да, стандарт один: реестры, решения и подачи по правилам каждой юрисдикции, календарь и архив — едиными для всей группы.
Весь корпоративный архив: реестры, протоколы, решения и историю подач — структурированно, вам или новому провайдеру. Удержания документов нет.
ПЕРВИЧНАЯ ОЦЕНКА
Расскажите, какой результат нужен вашей семье
Разработаем индивидуальное решение, подберем страну и подходящий статус, возьмем на себя весь процесс до получения результата.
