Обновлено
GL-C-06
Глоссарий · Структуры и трасты
Секретарь компании - человек, у которого в порядке реестры, протоколы и сроки
Должностное лицо, отвечающее за корпоративные формальности: реестры, протоколы, сроки отчетности, хранение документов.
01 / Кратко за 30 секунд
Короткий ответ
- Кто это
- Должностное лицо, отвечающее за корпоративные формальности компании
- Что делает
- Ведет реестры, оформляет протоколы, следит за сроками отчетности, хранит документы
- Обязателен ли
- В части юрисдикций обязателен, в других — по желанию
- Кем бывает
- Физическое лицо или специализированная компания
- Зачем это вам
- Порядок в корпоративных документах напрямую влияет на скорость сделок и проверок
02 / Простыми словами
Что такое Company secretary
Company secretary (корпоративный секретарь) — должностное лицо, которое отвечает за корпоративные формальности компании. Это не про делопроизводство в бытовом смысле: секретарь ведет обязательные реестры, оформляет решения и протоколы органов управления, следит за сроками подачи отчетности, хранит корпоративные документы и обеспечивает связь с регистратором.
В части юрисдикций — преимущественно британской правовой традиции — наличие секретаря обязательно или было обязательным исторически. В других странах эта функция необязательна и выполняется директором или внешним провайдером. Секретарем может быть как физическое лицо, так и специализированная компания.
Практическая ценность роли раскрывается в момент проверки. Когда банк, покупатель бизнеса или проверяющий по программе запрашивает корпоративные документы, разница между аккуратно ведущейся папкой и разрозненными файлами измеряется неделями. Компания с порядком в документах проходит любую процедуру заметно быстрее.
Пример из практики
При подготовке к продаже бизнеса покупатель запросил полный корпоративный комплект за несколько лет. У компании, где документы велись аккуратно, это заняло дни. У другой — недели восстановления протоколов и решений.
Когда роль особенно полезна
- Компании с несколькими участниками
- Холдинговые структуры
- Подготовка к продаже бизнеса
- Открытие счетов в банках
- Due Diligence по программе
- Регулярные изменения в органах управления
03 / Что входит
Что входит в функцию
Реестры
- Реестр директоров
- Реестр участников
- Актуальность сведений
Решения
- Протоколы собраний
- Решения директоров
- Оформление изменений
Сроки
- Годовая отчетность
- Пошлины и сборы
- Уведомления регистратора
Хранение
- Корпоративная папка
- Учредительные документы
- Готовность к проверкам
04 / Как проходит
Как организовать функцию
Определить требования юрисдикции
Нужен ли секретарь и какие реестры обязательны.
Выбрать исполнителя функции
Сотрудник, директор или провайдер корпоративных услуг.
Навести порядок в документах
Собираем устав, реестры, протоколы и договоры в одну папку.
Настроить календарь сроков
Отчетность, продления, собрания - с датами на год.
Поддерживать актуальность
Изменения вносят сразу, документы готовы к любой проверке.
05 / Что важно знать
Что важно знать
01Что делает
Корпоративные формальности
Ведет обязательные реестры, оформляет решения и протоколы, следит за сроками, хранит документы.
02Обязателен ли
Зависит от страны
В странах британской правовой традиции чаще да. В других функцию выполняют директор или провайдер.
03Кем бывает
Человек или компания
Функцию может выполнять специализированная организация, оказывающая корпоративные услуги.
04Ответственность
Остается на компании
За сроки и формальности отвечают компания и директора, даже если работу ведет внешний исполнитель.
Частые ошибки
Не оформлять решения письменно
Записывать каждое решение директоров и участников в протокол.
Хранить документы разрозненно
Вести единую папку: устав, реестры, протоколы, договоры.
Не обновлять реестры вовремя
Вносить изменения сразу после смены директора, участника или адреса.
Переложить всю ответственность на провайдера
Проверять календарь сроков и отчеты провайдера самостоятельно.
06 / Совет эксперта
Как подготовиться заранее
Корпоративную папку компании держат в порядке постоянно: учредительные документы, реестры, протоколы, отчетность, справки. Все решения органов управления оформляют письменно в момент принятия, а не восстанавливают потом. Сроки формальностей ведут в календаре — самостоятельно, даже если функцию выполняет провайдер.
Что делаем мы. Перед подачей на программу мы просим корпоративные документы по всем компаниям клиента. Там, где порядок велся, подготовка занимает дни. Где нет — недели. Это самая недооцененная статья экономии времени.
Анна КовалевскаяВедущий юрист по гражданству и ВНЖ ЕС, 12 лет практики
07 / Вопросы
Частые вопросы
Должностное лицо, отвечающее за корпоративные формальности: реестры, протоколы, сроки отчетности, хранение документов.
Зависит от юрисдикции. В странах британской правовой традиции чаще да; в других функция необязательна и выполняется директором или провайдером.
Да, во многих юрисдикциях функцию выполняет специализированная организация, оказывающая корпоративные услуги.
Нет. Его зона — формальности и документы. Управленческие решения принимают директора и участники.
Порядок в корпоративных документах ускоряет открытие счетов, сделки и проверки. Разница особенно заметна при Due Diligence.
Нет. За соблюдение формальностей отвечает сама компания и ее директора, даже если работу выполняет внешний исполнитель.
Связанные термины
